Für die jährliche Datenlieferung der zusammengefassten und anonymisierten Daten der Schule werden die Daten des Summenbildschirms exportiert. Der gesendete Datensatz entspricht der Anzeige auf dem Summenbildschirm, wobei jedem Datensatz noch die Schulnummer beigefügt wird.
Die Daten werden asymmetrisch verschlüsselt (analog zu den amtlichen Schuldaten) und als Anlage zu einer E-Mail an ein zentrales Postfach bei IT.NRW verschickt (ebenfalls analog zu den amtlichen Schuldaten).
Bei IT.NRW werden die Daten entschlüsselt und in eine Datenbank übertragen. Die Daten, die im Rahmen des Übertragungsvorgangs entstanden sind, werden gelöscht.
Bei den Bezirksregierungen liegen dann lediglich Informationen vor, welche Schulen Daten an IT.NRW übermittelt haben und welche Schule dies noch nicht vorgenommen hat. Eine inhaltliche Auswertung der Summendaten durch die Bezirksregierungen ist nicht möglich.
Nachdem alle Schulen die Daten geliefert haben, kann ausschließlich das Schulministerium die Erstellung einer Auswertung der Daten für den Landtag veranlassen. Dabei werden die Datenlieferungen der einzelnen Schulen nach Schulformen summiert.
Ist dieser Vorgang abgeschlossen, gibt das Schulministerium die schulformspezifischen Summierungen an das Innenministerium weiter. Die schulspezifischen Summierungen werden nach dieser Weitergabe gelöscht.
Sollten in den schulformspezifischen Daten Summierungen auftreten, die kleiner oder gleich 5 sind, werden diese Daten entsprechend den Regeln der statistischen Geheimhaltung bereinigt.
Um die Summendaten Ihrer Schule für den Versand vorzubereiten, rufen Sie im Summenbildschirm den Menüpunkt „Datei ► Daten für IT.NRW zur Verfügung stellen“ auf:
Sollte der Befehl nicht anwählbar sein, enthält die Statistikdatei noch Fehler. Ist sie fehlerfrei, erhalten Sie die folgende Nachricht:
Damit Sie bequemer auf die Versanddatei zugreifen können, wird Ihnen angeboten, eine Kopie dieser Versanddatei auf Ihren Desktop zu kopieren.
Senden Sie abschließend die in der Nachricht angegebene Datei als Anhang an eine E-Mail an gpc.schule@it.nrw.de.