Im Frühjahr 2023 werden die Schulen infomiert, zu welchem Stichtag sie ihre Summendaten für das gesamte Kalenderjahr 2022 mit GPC an IT.NRW übermitteln müssen.
Da keine jahresübergreifenden krankheitsbedingten Fehlzeiten erfasst werden, kann mit der Datenübermittlung bereits ab Januar 2023 begonnen werden.
Für den Datenversand werden die Summendaten für die Monate Januar bis Dezember 2022 erstellt. Die Schulen werden durch eine gesonderte Schulmail des Schulministeriums über die Erhebung informiert.
Programmupdate
Der Versand setzt ein Update des Programms GPC auf Versionsnummer 1.0.8.3 voraus.
Es gibt drei Updatemöglichkeiten
1.Aus der GPC-Anwendung heraus: Klicken Sie für das Update im Startbildschirm von GPC auf „Datei“ ► „Auf Update prüfen“ und führen Sie das Update durch.
2.Laden Sie das Update-Installationspaket (gpc-update.exe) von der GPC-Internetseite herunter und führen es aus.
Linkadresse: http://schulverwaltungsprogramme.msw.nrw.de/GPC/gpc-update.exe
3.Laden Sie von der GPC-Internetseite die aktuelle Version von GPC als ZIP-Archiv (gpc-update.zip) herunter, entpacken es und ersetzen Sie die Dateien im GPC-Installationsordner:
Linkadresse: http://schulverwaltungsprogramme.msw.nrw.de/GPC/gpc-update.zip
Hinweise:
•Welche dieser drei Möglichkeiten für Sie die richtige Wahl ist, hängt von verschiedenen Faktoren (Zugang zum Internet, Vorgaben eines IT-Dienstleisters etc.) ab und kann nicht pauschal beantwortet werden.
•Wird Ihre Schule über den Schulträger von einem externen IT-Dienstleister betreut, wird dieser u.U. das Update selbst durchführen wollen bzw. das Updateverfahren mit Ihnen im Vorfeld geklärt haben.
•Ausführlich wird der Updateprozess in der GPC-Bedienungsanleitung im Kapitel „Updates durchführen“ beschrieben.
•Seit der Erhebung 2018 verfährt GPC bei der Verwaltung jahresübergreifender Fehlzeiten wie folgt:
Fehlzeiten, die jahresübergreifend eingegeben werden (z.B. 15.12.2018 bis 10.01.2019), werden vom Programm automatisch in zwei Einträge geteilt:
1. Eintrag: 15.12.2018 - 31.12.2018
2. Eintrag: 01.01.2019 - 10.01.2019
Dies hat zur Folge, dass im aktuellen Statistikjahr keine Fehlzeiten aus dem Folgejahr mitgezählt werden.
Führen Sie also eine Gesamtprüfung durch (Lehrerdaten ► Prüfen ► Alle Sätze prüfen) und teilen Sie bereits gespeicherte jahresübergreifende Fehlzeiten bei einer entsprechenden Fehlermeldung:.
Wie wird der Versand durchgeführt?
Unter der Voraussetzung, dass die Stammdaten, Wochenunterrichtstage und krankheitsbedingten Fehlzeiten der Lehrkräfte vollständig für das gesamte Kalenderjahr 2019 in GPC eingepflegt wurden, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:
•Im Startbildschirm klicken Sie auf das Summensymbol
•Im Summenbildschirm klicken Sie auf „Statistikjahr“ (sofern diese Option noch nicht markiert ist):
Hinweis: Beginn- und Endedatum werden nach dem Klick auf „Statistikjahr“ angepasst.
•Klicken Sie auf „Summen aus den Lehrkraftdaten erstellen“
Das Programm berechnet für die Monate Januar bis Dezember die Summendaten und zeigt diese an:
Hinweis: Falls Sie keine Lehrkraftdaten in GPC gepflegt haben sollten, müssen Sie an dieser Stelle die Summendaten manuell eintragen oder – falls vorhanden – aus einer Schnittstellendatei importieren und anschließend sichern:
•Überprüfen Sie Ihre Summendaten:
oDie Anzahl der Lehrkräfte insgesamt muss der Anzahl der Lehrkräfte an Ihrer Schule entsprechen, die im Verlauf des aktuellen Statistikjahres unterrichtet haben. Hier dürfen nicht nur die Lehrkräfte eingetragen werden, die irgendwann im aktuellen Statistikjahr krankheitsbedingt gefehlt haben.
oDie Nettoarbeitstage müssen das ganze Statistikjahr berücksichtigen! In unserem Beispiel (siehe folgende Abbildung) sind von den 8 Lehrkräften 4 Teilzeitkräfte: Im Schnitt hat jede Lehrkraft an ca. 175 Tagen (1402 / 8) unterrichtet.
Hätten alle Lehrkräfte während des ganzen Jahres von Montag bis Freitag unterrichtet, so beträgt die Gesamtsumme knapp 1600 Unterrichtstage. Plausibilisieren Sie also die Nettoarbeitstage, da dieser Wert unmittelbar die Fehlquote beeinflusst.
oIn den Spalten „Tage“ müssen jeweils alle krankheitsbedingten Abwesenheitstage (gem. Definition) aus dem Statistikjahr aufgeführt sein. Dabei sind nur die Tage aufzuführen, die an Nettoarbeitstagen zu einer Abwesenheit geführt haben.
oÜberprüfen Sie die krankheitsbedingte Gesamtfehlquote.
In unserem Beispiel berechnet sich diese Gesamtfehlquote so: (84 Tage / 1402 Tage) x 100 % = 6 % (gerundet). Achten Sie darauf, dass die Quote die Situation an Ihrer Schule korrekt abbildet! Ein Wert von 100% bedeutet, dass alle Lehrkräfte durchgehend krank waren, ein Wert von 0% bedeutet, dass nie auch nur eine Lehrkraft krankheitsbedingt gefehlt hat. Beide Fälle sind unwahrscheinlich und könnten auf einen Fehler beim Eintragen der Daten hindeuten.
•Um die Versanddatei zu erzeugen, klicken Sie abschließend auf „Datei“ ► „Daten für IT.NRW zur Verfügung stellen“:
Sollte der Befehl nicht anwählbar sein, enthält die Statistikdatei noch Fehler. Nach erfolgreicher Erzeugung und Verschlüsselung der Versanddatei wird Ihnen der Speicherort der Datei auf Ihrem PC angezeigt.
Damit Sie bequemer auf die Versanddatei zugreifen können, wird Ihnen angeboten, eine Kopie auf Ihren Desktop zu speichern.
Senden Sie die Versanddatei abschließend als Anhang an eine E-Mail an gpc.schule@it.nrw.de
Hinweis: Siehe auch in der GPC-Bedienungsanleitung das Kapitel „Datenlieferung an IT.NRW“.
•Nach dem erfolgreichen Versand der Datei erhalten Sie als Antwortmail:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für die Übersendung einer E-Mail inklusive Anhang an das Postfach gpc.schule@it.nrw.de.
Dieses Postfach nimmt Lieferdateien des Programms GPC zur Erfassung der Gesundheitsstatistik an den Schulen in NRW entgegen.
Die Datei im Anhang wurde der Weiterverarbeitung übergeben.
Falls Sie eine Rückfrage zu diesem Thema haben, können Sie per E-Mail an support@schule.nrw.de oder telefonisch (0211 9449 6440) Kontakt zur Servicestelle für Schulen aufnehmen.
•Falls die Übermittlung nicht erfolgreich verläuft (z.B. weil die Versanddatei der E-Mail nicht beigefügt wurde), werden Sie hierüber durch eine Antwortmail informiert:
++++ Fehlende GPC-Datei im Anhang Ihrer E-Mail ++++
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für die Übersendung einer E-Mail an das Postfach gpc.schule@it.nrw.de.
Leider befand sich in Ihrer E-Mail nicht der erwartete Anhang!!!
Falls Sie den Anhang vergessen haben, können Sie ihn mit einer erneuten E-Mail an gpc.schule@it.nrw.de übermitteln.
Dieses Postfach nimmt Lieferdateien des Programms GPC zur Erfassung der Gesundheitsstatistik an den Schulen in NRW entgegen.
Falls Sie eine Rückfrage zu diesem Thema haben, können Sie per E-Mail an support@schule.nrw.de oder telefonisch (0211 9449 6440) Kontakt zur Servicestelle für Schulen aufnehmen.